Czy trzeba meldować gości i prowadzić książkę meldunkową?
Meldunek w hotelach i pensjonatach zniesiono w 2012 roku. Co dziś musisz, a czego nie wolno: goście z zagranicy, kopie dowodów, GUS i opłata miejscowa.
W skrócie
Meldunek gości w obiektach noclegowych zniesiono 31 grudnia 2012 r., więc nie musisz meldować gości ani prowadzić książki meldunkowej. Nie rób też kopii dowodów osobistych. Zostały inne obowiązki: sprawozdanie KT-1 dla GUS w obiektach z 10 i więcej miejscami, ewidencja do opłaty miejscowej, jeśli wymaga jej gmina, i informacja dla gości o przetwarzaniu ich danych (stan na 26 września 2026 r.).
Meldunek gości zniesiono w 2012 roku
Jeszcze kilkanaście lat temu gość pensjonatu, domu wczasowego czy pokoju gościnnego musiał się zameldować w ciągu 24 godzin u kierownika obiektu. Te przepisy przestały obowiązywać 31 grudnia 2012 r. Obecna ustawa o ewidencji ludności w ogóle nie wspomina o hotelach i pensjonatach.
Nie musisz więc meldować gości ani prowadzić książki meldunkowej.
Goście z Polski
Obowiązek meldunkowy spoczywa na samym obywatelu, nie na gospodarzu. Pobyt czasowy, który trzeba zgłosić, to pobyt poza miejscem stałego zamieszkania dłuższy niż 3 miesiące. Gość na kilka nocy, a nawet na miesiąc, nie musi się meldować.
Jeśli ktoś mieszka u Ciebie dłużej i sam się melduje, możesz zostać poproszony tylko o potwierdzenie jego pobytu na formularzu.
Goście z zagranicy
Cudzoziemcy są zwolnieni z obowiązku meldunkowego, jeśli ich pobyt w Polsce nie przekracza 30 dni. Przy dłuższym pobycie meldują się sami: obywatele Unii Europejskiej do 30. dnia, pozostali do 4. dnia od przybycia do danego miejsca.
W polskich przepisach nie znaleźliśmy obowiązku, żeby gospodarz zgłaszał zagranicznych gości do Straży Granicznej czy gminy albo przechowywał kopie ich paszportów. W internecie krążą takie twierdzenia, ale bez podstawy prawnej.
Konwencja z Schengen przewiduje formularze meldunkowe dla cudzoziemców w obiektach noclegowych, a Komisja Europejska w 2024 r. zaleciła Polsce ich wprowadzenie. Na 26 września 2026 r. nie znaleźliśmy polskiego przepisu, który by to wprowadzał, ale ten obszar może się zmienić.
Nie kopiuj dowodów osobistych
Urząd Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że prawo do przetwarzania danych z dokumentu nie oznacza prawa do zrobienia jego kopii. Zwykle wystarczy, że gość pokaże dowód, a Ty zapiszesz tylko potrzebne dane, np. imię i nazwisko. Kopia jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy pozwala na nią konkretny przepis.
Nie zatrzymuj też dowodu „w zastaw”, np. do czasu zapłaty. Zatrzymanie cudzego dowodu osobistego bez podstawy prawnej jest wykroczeniem.
Co musisz robić zamiast meldunku
- Sprawozdania do GUS. Obiekty z 10 i więcej miejscami noclegowymi składają co miesiąc, do 10. dnia następnego miesiąca, sprawozdanie KT-1 przez portal sprawozdawczy GUS. Podają w nim m.in. liczbę gości i noclegów oraz kraje zamieszkania gości z zagranicy. Obiekty mniejsze mogą zostać wylosowane do rocznego badania KT-2.
- Ewidencja do opłaty miejscowej. Jeśli gmina pobiera opłatę miejscową przez inkasentów, może w uchwale nałożyć na nich obowiązek prowadzenia ewidencji gości i określić, jakie dane ma zawierać. Więcej we wpisie o opłacie miejscowej.
- Informacja o danych osobowych. Zbierasz dane gości, więc musisz powiedzieć im, kto je przetwarza, po co i jak długo.
W panelu: tylko potrzebne dane gości
ArenaBooking zapisuje przy rezerwacji to, czego potrzebujesz do jej obsługi: imię i nazwisko, kontakt, liczbę osób i wiek dzieci, a dane do faktury tylko wtedy, gdy gość o nią prosi. Nie ma pól na numery dokumentów. Gotowy wzór informacji o danych osobowych dla gości uzupełnisz w menu Obiekt, w zakładce Dane osobowe gości, a odnośnik do niej goście zobaczą pod każdym formularzem na stronie oferty. Tam też ustawisz automatyczną anonimizację danych klientów po wybranym czasie.
Najczęstsze pytania
Czy muszę meldować gości?
Nie. Przepisy o meldunku w hotelach i pensjonatach przestały obowiązywać 31 grudnia 2012 r. Obowiązek meldunkowy ma sam obywatel, i to dopiero przy pobycie czasowym dłuższym niż 3 miesiące.
Czy muszę zgłaszać gości z zagranicy?
W polskich przepisach nie znaleźliśmy takiego obowiązku. Cudzoziemcy przy pobycie do 30 dni nie muszą się meldować, a przy dłuższym meldują się sami. To stan na 26 września 2026 r., a ten obszar może się zmienić.
Czy mogę zrobić kopię dowodu osobistego gościa?
Zwykle nie. Według UODO prawo do przetwarzania danych z dokumentu nie oznacza prawa do zrobienia jego kopii. Wystarczy, że gość pokaże dowód, a Ty zapiszesz potrzebne dane. Nie zatrzymuj też dowodu „w zastaw”.
Kto składa sprawozdanie KT-1 do GUS?
Obiekty z 10 i więcej miejscami noclegowymi, co miesiąc do 10. dnia następnego miesiąca, przez portal sprawozdawczy GUS. Mniejsze obiekty mogą zostać wylosowane do rocznego badania KT-2.
Źródła
- Ustawa o ewidencji ludności, art. 24, 25, 27, 41 i 42, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 384
- Ustawa z 7 grudnia 2012 r. znosząca meldunek w obiektach turystycznych, Dz.U. 2012 poz. 1407
- Komisja Europejska: ocena Schengen dla Polski, 2024
- UODO: prawo do danych z dokumentu to nie prawo do kopii, 16 sierpnia 2022 r.
- GUS: formularz KT-1 na 2026 r.
- Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych, art. 19, o ewidencji inkasenta
Wpis ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. Stan prawny na 26 września 2026 r.
