Jak odpowiadać na zapytania, żeby gość zarezerwował
Gość, który pyta o wolny termin, zwykle pyta w kilku miejscach naraz. Co napisać, żeby wybrał Ciebie i od razu wpłacił zadatek.
W skrócie
Odpowiadaj szybko, bo gość zwykle pyta w kilku obiektach naraz. W pierwszej odpowiedzi podaj pokój, cenę za cały pobyt, co jest w cenie, zadatek z terminem wpłaty i zasady rezygnacji, a na końcu zapytaj, czy zarezerwować. Gdy termin jest zajęty, zaproponuj inny pokój albo inne dni.
Odpowiedz szybko, nawet krótko
Kto pyta o wolny termin, zwykle wysłał to samo pytanie do kilku obiektów. Często rezerwuje u tego, kto pierwszy odpowie konkretną ofertą. Szybka odpowiedź jest więc warta więcej niż najładniej napisana.
Jeśli nie możesz odpisać od razu, wyślij dwa zdania: „Dziękuję za pytanie, sprawdzam termin i odpiszę do 18”. Gość wie, że ktoś się nim zajął, i łatwiej mu poczekać na Twoją ofertę.
Podaj wszystko, czego gość potrzebuje do decyzji
Odpowiedź typu „tak, mamy wolne” zmusza gościa do kolejnego pytania. Lepiej od razu podać:
- termin i pokój, najlepiej z nazwą albo krótkim opisem („pokój z balkonem na piętrze”),
- cenę za cały pobyt, a nie za noc. Wtedy gość nie musi liczyć i łatwiej porównuje oferty,
- co jest w cenie: śniadanie, parking, opłata miejscowa albo jej brak,
- zadatek: ile, na jakie konto albo jakim linkiem i do kiedy,
- zasady rezygnacji jednym zdaniem.
Przykładowa odpowiedź
Dzień dobry, pokój z balkonem na 12–15 lipca dla dwóch osób jest wolny. Cena za trzy noce to 690 zł, ze śniadaniami i miejscem parkingowym.
Rezerwację potwierdzamy po wpłacie zadatku 200 zł w ciągu 3 dni. Do tego czasu pokój czeka na Państwa. Zadatek zatrzymujemy tylko wtedy, gdy zrezygnują Państwo później niż 14 dni przed przyjazdem.
Czy mogę zarezerwować ten pokój?
Pytanie na końcu nie jest przypadkowe. Gość łatwiej odpisze „tak”, niż sam wymyśli, co zrobić dalej.
Gdy termin jest zajęty, zaproponuj coś innego
„Niestety, brak miejsc” zamyka rozmowę. Zanim to napiszesz, sprawdź:
- inny pokój w tym samym terminie, nawet nieco droższy albo mniejszy,
- dzień wcześniej albo później, jeśli gość nie podał sztywnych dat,
- krótszy pobyt w wybranym terminie.
Gość, który dostanie konkretną alternatywę, często z niej skorzysta, zamiast zaczynać szukanie od nowa.
Poproś o zadatek od razu
Wolny pokój i cena to dopiero oferta. Rezerwacją staje się, gdy gość wpłaci zadatek. Dlatego w pierwszej odpowiedzi podaj kwotę i termin wpłaty, a nie czekaj, aż gość sam zapyta.
Krótki termin, np. 2–3 dni, pomaga gościowi podjąć decyzję. Tobie pozwala szybko wrócić do sprzedaży, jeśli gość się rozmyśli. Różnicę między zadatkiem a zaliczką opisuje wpis zadatek czy zaliczka.
Nie trzymaj pokoju w nieskończoność
Pokój zatrzymany dla kogoś, kto nie odpisuje, to pokój, którego nie sprzedasz komuś innemu. Ustal zasadę i trzymaj się jej:
- Po wysłaniu oferty pokój czeka na wpłatę do podanego terminu.
- Dzień przed terminem przypomnij gościowi o wpłacie.
- Po terminie bez wpłaty zwolnij pokój i napisz gościowi, że rezerwacja wygasła, ale może zarezerwować ponownie.
Jak to wygląda w ArenaBooking
W panelu: zapytanie ze strony oferty
Zapytanie ze strony oferty od razu staje się wstępną rezerwacją na grafiku i blokuje pokój. Gość dostaje e-mail z podsumowaniem: pokojem, terminem, ceną za pobyt, zadatkiem i zasadami rezygnacji. Na Twoją odpowiedź czeka więc już z konkretną ofertą.
Panel może sam przypomnieć gościowi o wpłacie i zwolnić pokój, gdy termin minie. Z płatnościami online wyślesz też link do wpłaty zadatku, w planie Start przez konto Tpay założone w panelu. W planie Pro goście mogą też rezerwować i płacić od razu na stronie.
Najczęstsze pytania
Jak szybko odpowiadać na zapytanie o nocleg?
Jak najszybciej. Gość często rezerwuje u tego, kto pierwszy odpowie konkretną ofertą. Jeśli nie możesz odpisać od razu, wyślij krótką wiadomość, do kiedy odpowiesz.
Co napisać w odpowiedzi na zapytanie o nocleg?
Termin i pokój, cenę za cały pobyt, co jest w cenie, kwotę zadatku z terminem i sposobem wpłaty oraz zasady rezygnacji w jednym zdaniu. Na końcu zapytaj, czy zarezerwować pokój.
Jak długo trzymać pokój dla gościa, który nie wpłacił zadatku?
Do terminu wpłaty podanego w ofercie, np. 2–3 dni. Dzień przed terminem przypomnij o wpłacie, a po terminie zwolnij pokój i napisz gościowi, że rezerwacja wygasła, ale może zarezerwować ponownie.
