Regulamin usługi ArenaBooking

§ 1. Usługodawca i kontakt

1. Usługę świadczy Rimset sp. z o.o. z siedzibą w Polanicy-Zdroju, ul. Tadeusza Kościuszki 7/5, 57-320 Polanica-Zdrój, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000597051, NIP 8831859309, REGON 363527000, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, dalej Usługodawca.
2. Kontakt, reklamacje, oświadczenia o zakończeniu umowy lub odstąpieniu od niej i sprawy danych osobowych: kontakt@rimset.pl, telefon +48 881 67 27 28. Korespondencję można również kierować na adres z ust. 1. Ten sam adres jest punktem kontaktowym dla organów i użytkowników w sprawach związanych z Usługą, w tym do zgłaszania treści bezprawnych. Zgłoszenie jest rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, a o podjętej decyzji i jej przyczynach Usługodawca informuje zgłaszającego i Klienta.
3. Panel Usługi znajduje się pod adresem https://panel.arenabooking.pl. Strony oferty Obiektów działają pod adresami https://{nazwa-obiektu}.arenabooking.pl.

§ 2. Znaczenie użytych pojęć

• Usługa — dostępny przez przeglądarkę panel ArenaBooking, moduł Stay, służący do prowadzenia grafiku obiektu noclegowego, ewidencji rezerwacji, pokoi, cennika, danych Gości i wpłat, wizytówki Obiektu oraz — w zakresie wybranego planu — strony oferty Obiektu, przyjmowania zapytań i rezerwacji online oraz płatności Gości.
• Klient — osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, która zawarła z Usługodawcą umowę. Osoba działająca za inny podmiot musi być uprawniona do jego reprezentowania.
• Obiekt — obiekt noclegowy zarządzany przez Klienta, dla którego prowadzony jest grafik.
• Konto — dostęp do panelu przypisany do adresu e-mail i chroniony hasłem.
• Użytkownik — osoba uprawniona przez Klienta do korzystania z panelu danego Obiektu.
• Gość — osoba, której dane Klient przetwarza w związku z obsługą zapytań, rezerwacji i pobytu, także osoba rezerwująca dla innych.
• Plan — zakres Usługi: Start (bezpłatny, § 4) albo Pro (płatny, § 5).
• Okres rozliczeniowy — miesiąc albo rok, za który Klient z góry opłaca plan Pro.
• Cennik — ceny planów i okresów pokazywane przy rejestracji oraz w panelu (Ustawienia → Abonament) przed złożeniem zamówienia, wraz z kwotą netto, stawką VAT i kwotą brutto.
• Strona oferty — publiczna strona Obiektu pod adresem z § 1 ust. 3, którą Klient włącza w panelu.
• Operator płatności — instytucja płatnicza, z którą Klient zawarł własną umowę o obsługę płatności internetowych (np. PayU, Przelewy24, Tpay) i której dane dostępowe wprowadził do panelu albo — przy Koncie Tpay założonym w panelu — przekazał panelowi za pośrednictwem Tpay.
• Konto Tpay założone w panelu — konto u Operatora płatności Tpay, którego założenie Klient zlecił w panelu (§ 9 ust. 9).
• Klient chroniony — konsument oraz osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, jeżeli umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności udostępnionego w CEIDG.

§ 3. Rejestracja i zawarcie umowy

1. W formularzu rejestracji Klient wybiera plan (Start albo Pro z okresem rozliczeniowym) i podaje adres e-mail, nazwę Obiektu oraz firmę albo imię i nazwisko. NIP i telefon są opcjonalne. Przy planie Pro Klient podaje także adres do faktury. Rejestracja jest dostępna również dla osób prowadzących Obiekt bez zarejestrowanej działalności gospodarczej.
2. Przed wysłaniem zgłoszenia Klient ma możliwość przeczytania i zapisania regulaminu oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ich akceptację potwierdza osobnymi, domyślnie niezaznaczonymi polami. Informacje o przetwarzaniu danych osoby zgłaszającej zawiera § 17; ich udostępnienie nie wymaga zgody na marketing. Przy planie Pro formularz pokazuje cenę brutto za wybrany okres rozliczeniowy (z kwotą netto i stawką VAT).
3. Wysłanie formularza jest wnioskiem o zawarcie umowy na zaakceptowanych warunkach. Klient potwierdza adres e-mail za pomocą linku ważnego 48 godzin i przycisku na otwartej stronie. Samo zgłoszenie ani potwierdzenie e-maila nie uruchamia Konta.
4. Plan Start. Usługodawca sprawdza zgłoszenie indywidualnie. Może odmówić jego przyjęcia w szczególności przy nieprawdziwych danych, braku uprawnienia do reprezentowania Klienta, próbie nadużycia, zgłoszeniu niezwiązanym z obsługą obiektu noclegowego lub braku możliwości świadczenia Usługi. Wynik przekazuje na potwierdzony adres e-mail.
5. Plan Pro. Po potwierdzeniu adresu e-mail Klient opłaca pierwszy okres rozliczeniowy na stronie płatności (§ 5 ust. 4). Konto jest uruchamiane automatycznie niezwłocznie po zaksięgowaniu wpłaty, bez oczekiwania na sprawdzenie zgłoszenia. Zgłoszenie nieopłacone w ciągu 30 dni od potwierdzenia adresu e-mail wygasa. Klient chroniony, który chce korzystać z Konta przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, wyraźnie o to prosi w formularzu (§ 14 ust. 3). Formularz planu Pro zawiera tę prośbę jako osobne, domyślnie niezaznaczone pole; bez niej zgłoszenia nie da się wysłać, bo Konto uruchamia się zaraz po wpłacie.
6. Umowa o Usługę oraz umowa powierzenia zostają zawarte, gdy wiadomość Usługodawcy potwierdzająca uruchomienie Konta dotrze na potwierdzony adres e-mail w sposób umożliwiający zapoznanie się z nią. Wiadomość zawiera potwierdzenie planu (przy planie Pro także okresu rozliczeniowego, ceny i daty, do której plan jest opłacony), wskazanie wersji zaakceptowanych dokumentów wraz z odnośnikami do ich niezmiennych adresów oraz link do ustawienia hasła. Samo techniczne utworzenie rekordu Konta nie zastępuje tego potwierdzenia.
7. Jeżeli Konta z planem Pro nie da się uruchomić mimo wpłaty (np. wpłata podwójna albo po wygaśnięciu zgłoszenia), Usługodawca kontaktuje się z Klientem i zwraca nienależną kwotę na rachunek, z którego ją otrzymał, w ciągu 14 dni od jej wyjaśnienia.
8. Hasło ustala Klient. Link do jego ustawienia jest jednorazowy i ważny 60 minut. Wygaśnięcie linku nie rozwiązuje umowy; nowy link można uzyskać przez odzyskiwanie hasła albo kontakt z Usługodawcą.
9. Jeden adres e-mail identyfikuje jedno Konto. Dodanie kolejnego Obiektu wymaga kontaktu z Usługodawcą. Warunki innych produktów Usługodawcy (np. ArenaPay) określają ich odrębne regulaminy.

§ 4. Plan Start

1. Plan Start nie wymaga podania danych karty płatniczej i nie wiąże się z opłatami za korzystanie z Usługi. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony i może zostać zakończona na zasadach § 13.
2. Plan obejmuje samodzielne prowadzenie grafiku, tworzenie, zmianę i anulowanie rezerwacji, zarządzanie pokojami, grupami pokoi i cennikiem (w tym rabatami, dodatkami, zadatkiem i zasadami rezygnacji), ewidencję Gości, odnotowywanie wpłat, rozliczanie opłaty miejscowej, wizytówkę Obiektu z logo i zdjęciami, Stronę oferty z formularzem zapytania oraz wiadomości e-mail do Gości, w tym przypomnienia o wpłatach (bez linku do zapłaty). Liczba pokoi i rezerwacji nie jest ograniczona limitem planu.
3. W planie Start do jednego Obiektu ma dostęp jeden Użytkownik. Kolejnych Użytkowników można dodać, gdy Obiekt ma plan Pro (§ 5 ust. 1) albo inną płatną usługę Usługodawcy (np. ArenaPay). Przejście na plan Start nie odbiera dostępu Użytkownikom już dodanym; nie można jednak dodać kolejnych.
4. Plan Start nie obejmuje płatności online Gości: linków do wpłat, rezerwacji online z przedpłatą ani przypomnień o wpłatach z linkiem do zapłaty (§ 9 ust. 4), z zastrzeżeniem ust. 5. Nie obejmuje także synchronizacji z innymi serwisami ani dostępu programistycznego.
5. Płatności linkiem w planie Start. W planie Start Klient może wysyłać z panelu linki do wpłat i przypomnienia o wpłatach z linkiem do zapłaty, bez limitu liczby linków, w dwóch przypadkach opisanych niżej. Rezerwacji online z przedpłatą i innych funkcji planu Pro (§ 5 ust. 1) żaden z nich nie włącza.
   • Obiekt ma aktywną płatną usługę ArenaPay (plan Pro ArenaPay, odrębny regulamin).
   • Wpłaty Obiektu przyjmuje Konto Tpay założone w panelu (§ 9 ust. 9), zweryfikowane przez Tpay. W tym przypadku wpłaty przyjmuje wyłącznie to konto — danych dostępowych innych Operatorów płatności w planie Start nie można wprowadzić; do zakończenia weryfikacji konta przez Tpay linków nie można wysyłać.
6. Odnotowanie wpłaty w panelu jest zapisem dokonanym przez Klienta; nie oznacza przyjęcia ani potwierdzenia przelewu przez Usługodawcę. Usługodawca nie jest stroną umowy o pobyt i nie zastępuje Klienta w obsłudze Gości.
7. Plan Start nie staje się automatycznie płatny. Plan Pro wymaga wyraźnego zamówienia i opłacenia okresu rozliczeniowego przez Klienta po przedstawieniu ceny. Zmiany Usługi podlegają § 15.
8. Nieużywany Obiekt. Jeżeli Obiekt nie ma żadnej płatnej usługi Usługodawcy (planu Pro ani płatnego planu ArenaPay) i nikt go nie używa — żaden jego Użytkownik nie otworzył panelu Usługi ani panelu ArenaPay, a w Obiekcie nie wystawiono ani nie opłacono linku do wpłaty:
   • przez 90 dni — Obiekt wygasa: Strona oferty z formularzem zapytania przestaje być dostępna dla Gości, a automatyczne wiadomości do Gości nie są wysyłane; dane zostają nienaruszone;
   • przez 180 dni — umowa w zakresie tego Obiektu ulega rozwiązaniu, a dane są usuwane po upływie okresu na ich odbiór, na zasadach § 13 ust. 5–7.
9. O wygaśnięciu Obiektu i o rozwiązaniu umowy (ust. 8) Usługodawca uprzedza e-mailem na adresy Użytkowników Obiektu co najmniej 30 dni wcześniej, podając, jak temu zapobiec i jak odebrać dane. Otwarcie panelu przez któregokolwiek Użytkownika Obiektu albo wystawienie lub opłacenie linku do wpłaty przywraca Obiekt do stanu aktywnego (także wygasły) i terminy liczą się od nowa. Terminy biegną tylko wtedy, gdy Obiekt nie ma płatnej usługi. Usługodawca może stosować terminy dłuższe, nie krótsze.

§ 5. Plan Pro: zakres, cena i płatność

1. Plan Pro obejmuje zakres planu Start oraz płatności online Gości opisane w § 9 ust. 4: linki do wpłat wysyłane z panelu, rezerwację online z przedpłatą na Stronie oferty i przypomnienia o wpłatach z linkiem do zapłaty. Rezerwacja online z przedpłatą, kalendarze iCal do wymiany dostępności z innymi serwisami, widżet do wklejenia na stronę internetową Obiektu i inne funkcje oznaczone w panelu jako funkcje planu Pro są dostępne wyłącznie w tym planie, także gdy Obiekt ma płatności linkiem w planie Start (§ 4 ust. 5). Plan Pro nie ogranicza liczby Użytkowników Obiektu. Stopka „ArenaBooking” na Stronie oferty jest widoczna w każdym planie.
2. Plan Pro jest opłacany z góry za okres rozliczeniowy wybrany przez Klienta — miesięczny albo roczny — według Cennika obowiązującego w chwili złożenia zamówienia. Cena podana przy zamówieniu nie zmienia się w opłaconym okresie.
3. Usługodawca nie obciąża Klienta automatycznie. Nie przechowuje danych karty i nie pobiera cyklicznych płatności. Każdy kolejny okres Klient opłaca sam w panelu (Ustawienia → Abonament). Tam może też zmienić okres rozliczeniowy od kolejnego okresu.
4. Wpłaty przyjmuje w imieniu Usługodawcy operator płatności Usługodawcy — PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań — dostępnymi u niego metodami. Opłacony okres zaczyna się z chwilą zaksięgowania wpłaty, a przy odnowieniu przed końcem poprzedniego okresu — od jego końca.
5. Po zaksięgowaniu wpłaty Usługodawca wystawia fakturę VAT na dane podane przez Klienta. Faktury są wystawiane i przekazywane zgodnie z przepisami, w tym za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Klientowi bez NIP-u Usługodawca przesyła fakturę jako plik PDF na adres e-mail Konta, na prośbę zgłoszoną w panelu („Napisz do nas”) albo e-mailem. W panelu (Ustawienia → Abonament) Klient widzi numer faktury i potwierdzenie każdej wpłaty. Klient odpowiada za prawidłowość danych do faktury.
6. Ceny w Cenniku są podawane w złotych, jako kwota netto, stawka VAT i kwota brutto do zapłaty.
7. Usługi dodatkowe: pakiety SMS i nazwa nadawcy. W każdym planie, także Start, Klient może zamówić w panelu płatne usługi dodatkowe, gdy Usługodawca je udostępnia: pakiety SMS wysyłanych bramką SMS Usługodawcy i własną nazwę nadawcy SMS. Zakres i ceny podaje Cennik, a panel pokazuje je przed zamówieniem; płatność i faktura — jak w ust. 4–6. Ponadto:
   • pakiet jest ważny 12 miesięcy od zaksięgowania wpłaty; SMS-y z pakietów i SMS-y zawarte w planie (jeżeli Cennik je przewiduje) tworzą jedną pulę Konta, wspólną dla Obiektów Klienta w ArenaBooking i ArenaPay; najpierw zużywane są SMS-y z planu, potem z pakietu o najbliższym końcu ważności; SMS-y z planu nie przechodzą na kolejny miesiąc;
   • wiadomość dłuższa niż jeden SMS zużywa tyle SMS-ów, na ile części zostanie podzielona (z polskimi znakami jedna część mieści 70 znaków); panel pokazuje to przy treści wiadomości;
   • gdy pula się wyczerpie, SMS nie jest wysyłany, a wiadomość e-mail — tak; Usługodawca uprzedza o kończącej się puli;
   • niewykorzystane SMS-y nie są zwracane po upływie ważności ani przy zakończeniu umowy, z zastrzeżeniem praw Klienta chronionego (§ 14) i zwrotu przy wypowiedzeniu umowy przez Usługodawcę z przyczyn niezależnych od Klienta (§ 13 ust. 3);
   • SMS-y wychodzą z domyślną nazwą nadawcy Usługodawcy podaną w panelu, a treść wskazuje Obiekt; własną nazwę nadawcy Obiektu (do 11 znaków) Usługodawca ustawia po sprawdzeniu, że Klient ma prawo się nią posługiwać (nazwa firmy, marki albo domeny Obiektu); nazwy wprowadzającej w błąd albo naruszającej prawa innych osób nie ustawia — Klient może wtedy zgłosić inną nazwę bez ponownej opłaty albo zażądać zwrotu opłaty; zmiana ustawionej nazwy jest nowym zamówieniem.

§ 6. Odnowienie, okres łaski i przejście na plan Start

1. Usługodawca przypomina e-mailem o końcu opłaconego okresu na 7 dni i na 1 dzień przed nim, z ceną kolejnego okresu. Przypomnienie nie jest wysyłane, gdy wpłata za kolejny okres jest już w toku.
2. Jeżeli Klient nie opłaci kolejnego okresu do końca opłaconego okresu, przez 7 dni zachowuje dostęp do planu Pro bez zmian (okres łaski). Wpłata w okresie łaski przedłuża plan od końca poprzedniego opłaconego okresu.
3. Po okresie łaski bez wpłaty Konto przechodzi automatycznie na plan Start, o czym Usługodawca informuje e-mailem. Dane Klienta i Gości pozostają bez zmian; wyłączone zostają tylko funkcje planu Pro: wysłane, a nieopłacone linki do wpłat przestają działać, przypomnienia wychodzą bez linku do zapłaty, a Strona oferty przyjmuje zapytania zamiast rezerwacji z przedpłatą. Nie dotyczy to płatności linkiem, które Obiekt ma w planie Start (§ 4 ust. 5). Klient może wrócić do planu Pro, opłacając okres w panelu.
4. Przejście na plan Start nie jest wypowiedzeniem umowy. Umowa trwa na zasadach planu Start.

§ 7. Warunki techniczne i pliki cookies

1. Potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka, działająca skrzynka e-mail oraz możliwość korzystania z niezbędnego ciasteczka sesyjnego. Połączenie z panelem i Stroną oferty odbywa się przez HTTPS.
2. Panel i Strona oferty korzystają z własnego JavaScriptu do funkcji interaktywnych, takich jak obsługa rezerwacji myszą na grafiku czy kalendarz wyboru terminu. Podstawowe formularze są dostępne również bez JavaScriptu; wyłączenie skryptów ogranicza funkcje interaktywne.
3. Panel zapisuje:
   • ciasteczko sesyjne arenabooking_panel, potrzebne do logowania i bezpiecznej obsługi formularzy, bez stałego terminu zapisu w przeglądarce; sposób zachowania sesji po zamknięciu przeglądarki zależy także od jej ustawień przywracania sesji;
   • ciasteczko arenabooking_zapamietaj, tylko gdy Użytkownik przy logowaniu zaznaczy „Zapamiętaj mnie na tym urządzeniu” — na 30 dni; wylogowanie usuwa je z urządzenia i unieważnia po stronie Usługodawcy;
   • ciasteczko arena_motyw, gdy Użytkownik wybierze jasny albo ciemny wygląd panelu, na okres do 365 dni od wyboru; powrót do ustawienia „Jak w systemie” usuwa ten wybór.
4. Strona oferty nie zapisuje ciasteczek Usługodawcy. Jeżeli Klient włączy na niej mapę z lokalizacją Obiektu, przeglądarka Gościa pobiera mapę bezpośrednio z serwisu Google, który może przy tym zapisywać własne ciasteczka i otrzymuje adres IP Gościa; Klient może mapę wyłączyć w panelu (Ustawienia → Strona oferty).
5. Panel nie stosuje ciasteczek reklamowych ani analitycznych. Użytkownik może zarządzać ciasteczkami w przeglądarce; zablokowanie ciasteczka sesyjnego uniemożliwi korzystanie z funkcji wymagających sesji.
6. Korzystanie z internetu wiąże się m.in. z ryzykiem przejęcia hasła lub fałszywych wiadomości. Klient powinien aktualizować urządzenie i przeglądarkę, sprawdzać adres panelu oraz nie przekazywać innym osobom hasła ani linków dostępu.

§ 8. Zasady korzystania i dane Gości

1. Klient podaje prawdziwe dane, aktualizuje je w dostępnych formularzach albo zgłasza zmianę Usługodawcy oraz korzysta z Usługi zgodnie z prawem i jej przeznaczeniem.
2. Klient chroni dane dostępu. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie zgłosić Usługodawcy i zmienić hasło. Sam fakt użycia Konta nie przesądza o odpowiedzialności Klienta za cudze działania.
3. Zabronione jest wprowadzanie treści bezprawnych, naruszanie praw osób trzecich, próby uzyskania dostępu do cudzych danych, obchodzenie zabezpieczeń i działania zakłócające działanie Usługi.
4. W odniesieniu do danych Gości Klient jest administratorem danych, a Usługodawca przetwarza je na jego polecenie zgodnie z umową powierzenia — także wtedy, gdy Gość sam wpisuje dane na Stronie oferty albo na stronie wpłaty lub rezygnacji. Klient odpowiada za podstawę prawną, zakres i czas przechowywania danych oraz przekazanie Gościom wymaganych informacji, w tym na Stronie oferty (§ 9 ust. 3). Usługodawca odpowiada za własne obowiązki dotyczące ochrony danych.
5. Usługa nie jest przeznaczona do przechowywania danych szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu, danych o skazaniach i czynach zabronionych, numerów dokumentów tożsamości ani numerów i kodów zabezpieczających kart płatniczych. Nie należy wpisywać ich również w notatkach, nazwach, opisach ani wiadomościach.
6. Anulowanie lub usunięcie rezerwacji nie jest równoznaczne z usunięciem wszystkich danych osoby z systemu. Dane mogą występować również w kartotece Gościa, historii zmian, ewidencji wpłat, voucherach, kolejce wiadomości i kopiach zapasowych. Panel pozwala usunąć dane Gościa z kartoteki; żądania wykraczające poza funkcje panelu należy przekazywać Usługodawcy zgodnie z umową powierzenia.

§ 9. Strona oferty, rezerwacje online i płatności Gości

1. Strona oferty. Klient decyduje, czy Strona oferty jest włączona, i odpowiada za jej treść: opis Obiektu, ceny, zasady, zdjęcia i dane kontaktowe. Wgrywając zdjęcia i opisy, Klient oświadcza, że ma prawo ich użyć. Usługodawca może ograniczyć dostęp do treści bezprawnej na zasadach § 1 ust. 2 i § 12.
2. Zapytania i rezerwacje online. Gość, który wysyła zapytanie albo rezerwację ze Strony oferty, zawiera umowę o pobyt wyłącznie z Klientem. Ceny, dostępność, rabaty, dodatki, zadatek i zasady rezygnacji wynikają z ustawień Klienta w panelu. Usługodawca nie jest stroną tej umowy i nie odpowiada za jej wykonanie.
3. Klient przekazuje Gościom informacje wymagane przepisami (w tym informację o przetwarzaniu danych osobowych i warunki rezerwacji). Informację o danych osobowych Gości Klient wpisuje w panelu (Obiekt → „Dane osobowe gości”, z wzorem do uzupełnienia, za którego treść odpowiada Klient); Usługa pokazuje ją na stronie /dane-osobowe.php Obiektu, do której prowadzi odnośnik pod każdym formularzem Gościa. Dopóki Klient jej nie wpisze, strona pokazuje krótką informację z danych Klienta (administrator, cel, kontakt).
4. Płatności online Gości (plan Pro albo płatności linkiem w planie Start — § 4 ust. 5). Wpłaty Gości przyjmuje Operator płatności na podstawie umowy zawartej przez Klienta. Pieniądze trafiają na rachunek Klienta u Operatora płatności; Usługodawca ich nie przyjmuje, nie przechowuje i nie jest pośrednikiem w płatności. Panel przekazuje Operatorowi płatności dane transakcji (kwotę, tytuł, adres e-mail Gościa) i zapisuje jej wynik. Dane dostępowe do konta u Operatora płatności Usługodawca przechowuje w postaci zaszyfrowanej i używa ich wyłącznie do obsługi płatności Obiektu.
5. Zwroty wpłat, reklamacje płatności i rozliczenia z Operatorem płatności Klient prowadzi bezpośrednio u Operatora płatności. Panel wylicza kwoty zwrotów według zasad rezygnacji Klienta i pozwala je odnotować.
6. Vouchery. Voucher wystawiony w panelu jest zobowiązaniem Klienta wobec Gościa. Usługodawca prowadzi jedynie jego ewidencję na polecenie Klienta.
7. Wiadomości do Gości. Usługa wysyła Gościom wiadomości e-mail związane z zapytaniem, rezerwacją, wpłatą, przypomnieniem i rezygnacją, w imieniu Klienta — z serwera poczty Usługodawcy albo z serwera wskazanego przez Klienta w ustawieniach. Treść i terminy wiadomości wynikają z ustawień Klienta i funkcji panelu.
8. SMS do Gości. Wiadomości, dla których Klient włączy SMS, wychodzą także SMS-em: z bramki SMS Usługodawcy w ramach puli Konta (§ 5 ust. 7) albo — w planie Pro — z konta Klienta u wybranego przez niego dostawcy (SMSAPI, BulkGate albo SerwerSMS), na podstawie umowy Klienta z tym dostawcą i na jego koszt; SMS z konta Klienta może zawierać krótki dopisek „ArenaBooking”. Klient odpowiada za treść wiadomości ustawioną w panelu i za to, że wysyła je osobom, z którymi łączy go rezerwacja. Usługa nie służy do wysyłki informacji handlowych ani marketingu.
9. Konto Tpay założone w panelu. Klient może w panelu (Ustawienia → Płatności online) zlecić założenie konta u Operatora płatności Tpay — Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu (Plac Andersa 3, 61-894 Poznań), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000412357, NIP 7773061579, REGON 300878437, dalej Tpay:
   • Usługodawca, jako partner Tpay, przekazuje Tpay dane wpisane przez Klienta w formularzu (adres e-mail konta, firmę, NIP, adres i adres strony Obiektu) wraz z kodem oferty partnera. Dane firmy panel może podpowiedzieć z wykazu podatników VAT (Biała lista) po wpisaniu NIP; Klient sprawdza je przed wysłaniem;
   • klikając przycisk „Załóż konto Tpay” pod zdaniem o zgodzie, Klient zgadza się na założenie konta z tymi danymi i na przekazanie Usługodawcy przez Tpay danych dostępowych API tego konta; panel od razu zapisuje je jako dane dostępowe Operatora płatności Obiektu (ust. 4). Usługodawca zapisuje, kto i kiedy zlecił założenie konta;
   • umowę o obsługę płatności Klient zawiera z Tpay na warunkach Tpay, które Tpay przedstawia przy aktywacji konta, w tym stawki prowizji. Aktywacja i weryfikacja konta należą do Tpay; do ich zakończenia wpłaty nie są przyjmowane. Stan weryfikacji panel pokazuje po sprawdzeniu w Tpay;
   • Usługodawca otrzymuje od Tpay wynagrodzenie partnerskie za konta założone przez panel; wynagrodzenie wypłaca Tpay, a Usługodawca nie pobiera za założenie konta opłat od Klienta ani od Gości. Jeżeli panel poleca założenie konta u innego Operatora płatności (odnośnik przy danym operatorze), Usługodawca może otrzymywać od niego podobne wynagrodzenie;
   • założenie konta w panelu nie jest wymagane do korzystania z Usługi. Klient może zakończyć umowę z Tpay na jej zasadach, a w planie Pro — wprowadzić dane dostępowe innego Operatora płatności.

§ 10. Działanie Usługi i kopie zapasowe

1. Usługodawca utrzymuje Usługę z należytą starannością, usuwa stwierdzone usterki i stosuje zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka. Żaden z planów nie przewiduje gwarancji procentowej dostępności ani osobnej umowy SLA; zasady odpowiedzialności określa § 11.
2. Przerwy mogą wynikać z utrzymania i aktualizacji systemu albo awarii. O planowanej istotnej przerwie Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, o ile nie uniemożliwia tego konieczność pilnego usunięcia zagrożenia.
3. Usługodawca wykonuje kopię bazy co najmniej raz na dobę i przechowuje kopie przez 14 dni. Miejsce przechowywania i środki ochrony określa Załącznik 1 do umowy powierzenia. Kopie służą odtwarzaniu Usługi po awarii. Odtworzenie pojedynczej omyłkowo zmienionej lub usuniętej pozycji nie jest gwarantowaną funkcją planu.
4. Klient może przechowywać własne kopie potrzebnych mu informacji. Nie zastępuje to obowiązków Usługodawcy dotyczących bezpieczeństwa, zwrotu danych i odpowiedzialności za Usługę.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Strony odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów, z ograniczeniami z ust. 3 i 4.
2. Klient odpowiada za wprowadzane dane, treść Strony oferty i decyzje związane z obsługą Obiektu w zakresie, w jakim ponosi za nie odpowiedzialność na podstawie przepisów. Usługodawca nie odpowiada za wykonanie przez Klienta umowy o pobyt ani za działanie Operatora płatności wybranego przez Klienta, w tym za decyzje Tpay o aktywacji, weryfikacji albo odmowie założenia Konta Tpay założonego w panelu (§ 9 ust. 9).
3. Wobec Klienta, który nie jest Klientem chronionym, Usługodawca odpowiada tylko za szkodę rzeczywistą, bez utraconych korzyści, i najwyżej do łącznej kwoty opłat za Usługę zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, które wyrządziło szkodę. Jeżeli w tym okresie Klient nie płacił (plan Start), Usługodawca nie odpowiada za szkodę, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Ograniczenia z ust. 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa ani szkody na osobie. Regulamin nie ogranicza praw Klienta chronionego, praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO, ani uprawnień organu nadzorczego.

§ 12. Zawieszenie dostępu

1. Usługodawca może ograniczyć lub czasowo zawiesić dostęp, jeżeli jest to niezbędne do przeciwdziałania istotnemu naruszeniu prawa lub regulaminu, ochrony danych i bezpieczeństwa Usługi albo wykonania obowiązku prawnego. Zakres i czas ograniczenia powinny odpowiadać przyczynie.
2. Jeżeli sytuacja na to pozwala, przed ograniczeniem Usługodawca wzywa Klienta do usunięcia naruszenia w wyznaczonym, odpowiednim terminie. Natychmiastowa blokada jest możliwa przy bieżącym zagrożeniu lub obowiązku prawnym.
3. Usługodawca przekazuje e-mailem przyczynę, zakres oraz warunki przywrócenia dostępu, chyba że ujawnienia tych informacji zabrania prawo. Po ustaniu przyczyny przywraca dostęp bez nieuzasadnionej zwłoki.
4. Klient może zakwestionować ograniczenie w trybie reklamacji (§ 16). Sama blokada nie uprawnia do usunięcia danych; ich bezpieczny zwrot pozostaje możliwy w zakresie dopuszczonym przez prawo.
5. Zawieszenie przypisane Klientowi nie przedłuża opłaconego okresu. Zawieszenie z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy albo niezawinione przez Klienta przedłuża opłacony okres o czas zawieszenia.

§ 13. Zakończenie umowy i odzyskanie danych

1. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, bez opłat i podania przyczyny, ze skutkiem natychmiastowym albo na wskazany późniejszy dzień. Oświadczenie można przesłać na e-mail lub adres z § 1. Usługodawca może proporcjonalnie zweryfikować tożsamość i uprawnienie do zakończenia umowy.
2. Rezygnacja z planu Pro. Plan nie odnawia się sam — Klient może z niego zrezygnować w każdej chwili, po prostu nie opłacając kolejnego okresu rozliczeniowego. Plan Pro działa wtedy do końca opłaconego okresu, a potem Obiekt przechodzi na plan Start (§ 5). Opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy — miesięczny albo roczny — nie jest zwracana, także przy wypowiedzeniu całej umowy w trakcie tego okresu. Nie dotyczy to odstąpienia przez Klienta chronionego (§ 14 ust. 3) ani wypowiedzenia przez Usługodawcę (ust. 3) oraz innych przypadków, w których zwrot wynika z przepisów.
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30 dni z powodu zakończenia świadczenia Usługi lub planu, trwałej niemożności dalszego świadczenia z przyczyn prawnych lub technicznych albo istotnego lub powtarzającego się naruszenia umowy, nieusuniętego mimo wezwania. Wypowiedzenie zawiera przyczynę i informacje o odbiorze danych. Przy wypowiedzeniu z przyczyn niezależnych od Klienta Usługodawca zwraca opłatę za niewykorzystaną część opłaconego okresu, proporcjonalnie do liczby dni. Rozwiązanie umowy dla nieużywanego Obiektu bez płatnej usługi określa § 4 ust. 8–9.
4. Rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym jest możliwe, gdy dalsze świadczenie naruszałoby prawo lub stwarzało bezpośrednie, poważne zagrożenie, którego nie można usunąć łagodniejszym środkiem. Dotyczy to również umyślnych prób uzyskania dostępu do danych innych klientów.
5. Klient może zażądać zwrotu swoich danych przed zakończeniem umowy albo w ciągu 30 dni po jej zakończeniu. Usługodawca udostępnia je bez dodatkowej opłaty w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, przez bezpieczny sposób przekazania. Brak przycisku eksportu w panelu nie wyłącza tej możliwości. Szczegóły dotyczące danych powierzonych określa § 9 umowy powierzenia.
6. Przez okres odbioru dane są przechowywane w ograniczonym celu ich zwrotu, ochrony i usunięcia. Po upływie 30 dni od zakończenia umowy są usuwane z aktywnych systemów, chyba że Klient wcześniej poleci ich usunięcie. Jeżeli zgłosił żądanie zwrotu w terminie, Usługodawca najpierw je realizuje i dopiero potem usuwa dane. Dłuższy termin wynikający z bezwzględnie obowiązujących przepisów ma pierwszeństwo.
7. Pozostałości w kopiach zapasowych wygasają w ciągu 14 dni od usunięcia z aktywnych systemów. Nie są używane do bieżącej obsługi; po odtworzeniu awaryjnym ponownie wykonuje się wcześniejsze polecenia usunięcia.
8. Dane kontowe, dowody zawarcia umowy, faktury i dokumenty rozliczeniowe oraz korespondencja niezbędna do obowiązków prawnych lub konkretnych roszczeń mogą być zachowane w odpowiednim zakresie na zasadach § 17. Nie jest to ogólna zgoda na zachowanie bazy Gości po zakończeniu powierzenia.
9. Przeniesienie do innego dostawcy. Klient może w każdej chwili zażądać przeniesienia do innego dostawcy albo do własnej infrastruktury. Wypowiedzenie w tym celu nie wymaga terminu dłuższego niż 2 miesiące. Okres przejściowy wynosi 30 dni i na wniosek Klienta może zostać jednorazowo przedłużony; w tym czasie Usługa działa bez zmian. Po zakończeniu okresu przejściowego Klient ma co najmniej 30 dni na odbiór danych, a następnie dane są usuwane zgodnie z ust. 6–7. Przeniesienie obejmuje wszystkie dane wprowadzone przez Klienta i wygenerowane w trakcie korzystania z Usługi: pokoje i grupy pokoi, cennik i jego ustawienia, rezerwacje, kartotekę Gości, wpłaty, vouchery, historię zmian, wizytówkę i treść Strony oferty ze zdjęciami; nie obejmuje danych wewnętrznych Usługodawcy, w tym logów technicznych i rejestrów prób logowania. Dane są udostępniane w formacie CSV albo JSON z opisem powiązań, a zdjęcia w plikach graficznych, bez opłat. Opis struktur i formatów eksportu oraz informacja o lokalizacji infrastruktury są dostępne pod adresem https://panel.arenabooking.pl/dokumenty/eksport-danych.html.

§ 14. Prawa Klienta chronionego

1. Regulamin nie wyłącza praw konsumenta ani uprawnień przedsiębiorcy, któremu przepisy przyznają ochronę konsumencką. O statusie Klienta decydują okoliczności zawarcia umowy, a nie samo podanie albo niepodanie NIP.
2. Plan Start. Klientowi chronionemu przysługuje umowne prawo odstąpienia w ciągu 14 dni od zawarcia umowy, niezależnie od prawa do zakończenia jej w dowolnym czasie. Jeżeli przepisy przyznają dalej idące prawo, stosuje się te przepisy. Korzystanie z bezpłatnego panelu nie odbiera tego uprawnienia.
3. Plan Pro. Klient chroniony może odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. Ponieważ Konto z planem Pro uruchamiane jest zaraz po wpłacie, Klient chroniony, który chce z niego korzystać przed upływem tego terminu, wyraźnie o to prosi w formularzu. W takim przypadku, odstępując od umowy, płaci za Usługę świadczoną do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do liczby dni w opłaconym okresie — a Usługodawca zwraca resztę wpłaty w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności, chyba że Klient zgodzi się na inny, niewiążący się dla niego z kosztami. Opłacenie kolejnego okresu rozliczeniowego jest kontynuacją tej samej umowy i nie daje nowego prawa odstąpienia.
4. Wystarczy przed upływem terminu wysłać jednoznaczne oświadczenie na adres z § 1, np.: „Odstępuję od umowy o usługę ArenaBooking zawartej dnia …; imię i nazwisko …; e-mail Konta …; data …”. Nie trzeba używać wzoru ani podawać przyczyny. Przy odstąpieniu umowę uważa się za niezawartą; dane podlegają zwrotowi i usunięciu zgodnie z § 13 i przepisami.
5. Jeżeli do umowy znajdują zastosowanie przepisy ustawy o prawach konsumenta o usługach cyfrowych, Usługodawca odpowiada za zgodność Usługi z umową przez czas jej dostarczania, w tym wymagane aktualizacje. Klient może żądać doprowadzenia Usługi do zgodności, a w przypadkach określonych ustawą obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy. Szczegółowy zakres uprawnień wynika z art. 43j–43q tej ustawy.
6. Klient będący konsumentem może zwrócić się o pomoc do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów oraz skorzystać z dostępnych sposobów pozasądowego rozwiązywania sporów. Informacje i wyszukiwarka podmiotów są dostępne pod adresem polubowne.uokik.gov.pl. Jeżeli reklamacja nie rozwiąże sporu, Usługodawca przekazuje wymagane prawem informacje i oświadczenie o udziale w odpowiednim postępowaniu. Sam regulamin nie stanowi zobowiązania do udziału w każdym takim postępowaniu.

§ 15. Zmiany regulaminu, Usługi i cen

1. Zmiana regulaminu może wynikać z konieczności dostosowania do zmienionych przepisów lub wiążących rozstrzygnięć, usunięcia konkretnego zagrożenia bezpieczeństwa albo dostosowania technicznego do zmian przeglądarek, systemów operacyjnych lub infrastruktury. Zmiana nie może wykraczać poza zakres uzasadniony wskazaną przyczyną.
2. Usługodawca przekazuje Klientowi treść zmian, ich przyczynę, datę oraz informację o prawach Klienta e-mailem w formie pozwalającej zachować niezmienioną treść, co najmniej 30 dni przed proponowaną datą. Krótszy termin może dotyczyć wyłącznie niezbędnych zmian wymaganych prawem lub pilną ochroną bezpieczeństwa; Usługodawca wyjaśnia przyczynę skrócenia terminu.
3. Zmiany wymagające zgody Klienta, w szczególności wprowadzenie opłat w planie Start, nowych obowiązków lub istotne ograniczenie uzgodnionego zakresu planu, są przedstawiane jako propozycja wymagająca wyraźnej akceptacji. Milczenie ani samo dalsze korzystanie z panelu nie zastępują tej zgody. Bez akceptacji obowiązują dotychczasowe warunki, chyba że strony zakończą umowę zgodnie z § 13 lub zmiana wynika bezpośrednio z przepisów prawa.
4. Zmiana Cennika nie dotyczy opłaconych okresów. Nowa cena obowiązuje przy opłaceniu okresu rozpoczynającego się po dniu zmiany. Klientów z aktywnym planem Pro Usługodawca informuje o niej e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Ponieważ żaden okres nie jest opłacany automatycznie, Klient decyduje o dalszym korzystaniu z planu Pro, opłacając albo nie opłacając kolejnego okresu (§ 6).
5. Usługodawca może rozwijać funkcje Usługi bez dodatkowej opłaty, jeżeli nie pozbawia to Klienta uzgodnionych uprawnień. Zmiany techniczne niezbędne do utrzymania bezpieczeństwa i zgodności z umową mogą być wprowadzane w tym celu.
6. Jeżeli stosuje się art. 43p–43q ustawy o prawach konsumenta, zmiana Usługi wykraczająca poza zachowanie zgodności wymaga uzasadnionej przyczyny wskazanej w umowie, nie może powodować kosztów i wymaga jasnej informacji. Przy istotnym negatywnym wpływie na dostęp lub korzystanie Klient otrzymuje informację z wyprzedzeniem na trwałym nośniku i może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu w ciągu 30 dni od zmiany albo późniejszego zawiadomienia. Stosuje się ustawowy wyjątek, gdy może bez dodatkowych kosztów zachować Usługę zgodną z umową w niezmienionym stanie.
7. Każda opublikowana wersja ma odrębny numer i pozostaje dostępna pod niezmiennym adresem. Usługodawca zachowuje treść oraz dowód tego, jaką wersję zaakceptował Klient.

§ 16. Reklamacje

1. Reklamacje można składać e-mailem lub listownie na adres z § 1. Pomocne są: e-mail Konta, opis problemu, czas jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozwiązania. Nie należy przesyłać hasła ani linków dostępu.
2. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji, e-mailem lub na wskazanym trwałym nośniku. Jeżeli stosuje się art. 7a ustawy o prawach konsumenta, brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji.
3. Reklamacje dotyczące płatności Gości Klient kieruje do swojego Operatora płatności (§ 9 ust. 5).
4. Złożenie reklamacji nie jest warunkiem skorzystania z ochrony sądowej ani uprawnień wynikających z przepisów.

§ 17. Informacja o danych osobowych osób korzystających z Usługi

1. Administratorem danych osób zgłaszających rejestrację, Klientów będących osobami fizycznymi, ich przedstawicieli i Użytkowników jest Usługodawca wskazany w § 1. Kontakt w sprawach danych: e-mail z § 1. Usługodawca nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Dane obejmują informacje podane w formularzach i korespondencji, dane identyfikacyjne oraz kontaktowe, nazwę Obiektu, dane do faktury (firma, NIP, adres), informacje o uprawnieniach, zaakceptowanych dokumentach, planie, wpłatach za Usługę i fakturach, koncie i korzystaniu z Usługi, dane Konta Tpay założonego w panelu (numer konta w Tpay, stan weryfikacji, kto i kiedy zlecił jego założenie), a także dane techniczne, takie jak adres IP, czas i wynik próby logowania lub rejestracji, oraz oznaczenie źródła, z którego osoba trafiła do formularza rejestracji (parametry kampanii z adresu strony i domena poprzedniej strony), jeżeli przeglądarka je przekazała. Pochodzą od osoby, której dotyczą, a w przypadku przedstawicieli i Użytkowników mogą pochodzić od Klienta.
3. Cele i podstawy przetwarzania:
   • rozpatrzenie wniosku, zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną, w tym przyjęcie zapłaty za plan Pro oraz przekazanie Tpay danych z formularza zakładania konta na zlecenie Klienta (§ 9 ust. 9) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   • wystawianie faktur, ich przekazywanie do Krajowego Systemu e-Faktur i przechowywanie dokumentów księgowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości;
   • kontakt z przedstawicielami Klienta, obsługa uprawnień Użytkowników, przypomnienia o końcu opłaconego okresu, zapewnienie bezpieczeństwa i przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest odpowiednio obsługa relacji z Klientem, ochrona Usługi i danych oraz ochrona praw Usługodawcy;
   • ocena, które kanały (np. reklamy i strony z odnośnikami) przyprowadzają zgłoszenia, na podstawie oznaczenia źródła dołączonego do zgłoszenia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest planowanie działań marketingowych Usługodawcy;
   • wykonanie innych obowiązków prawnych, jeżeli występują, w tym obsługa żądań dotyczących danych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Założenie Konta nie jest uzależnione od zgody na marketing. Dane Gości nie są wykorzystywane do własnego marketingu Usługodawcy. Przyjęcie lub odmowa przyjęcia zgłoszenia planu Start następują po ocenie człowieka; Konto z planem Pro uruchamia się automatycznie po wpłacie. System stosuje techniczne zabezpieczenia antyspamowe i limity prób. Usługodawca nie stosuje profilowania ani decyzji wyłącznie zautomatyzowanych wywołujących skutki z art. 22 RODO.
5. Dane obowiązkowe są potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia i świadczenia Usługi; ich niepodanie uniemożliwia rejestrację. NIP i telefon są dobrowolne; adres do faktury jest wymagany przy planie Pro. Bez akceptacji regulaminu i umowy powierzenia umowa nie powstaje.
6. Dane są dostępne upoważnionym osobom u Usługodawcy oraz dostawcom hostingu, utrzymania systemu, kopii zapasowych, poczty i systemu fakturowego w zakresie niezbędnym do ich usług. Dane o wpłacie za Usługę otrzymuje operator płatności Usługodawcy (§ 5 ust. 4), który przetwarza je także jako odrębny administrator na zasadach swojego regulaminu. Dane z faktur trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur prowadzonego przez Ministra Finansów, gdy wymagają tego przepisy. Na zlecenie Klienta dane z formularza zakładania konta (§ 9 ust. 9) otrzymuje Tpay, który przetwarza je jako odrębny administrator na zasadach swojego regulaminu; dane firmy podpowiadane po NIP pochodzą z publicznego wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Dane mogą być również udostępniane uprawnionym organom oraz doradcom prawnym lub księgowym, jeżeli wymaga tego konkretna sprawa. Dostawcą serwera i poczty jest HitMe.pl Marek Bajerski, ul. Wiczlińska 34, 81-578 Gdynia, NIP 8792487067; hosting Usługi odbywa się w Polsce. Zaszyfrowane kopie zapasowe przechowuje także Hostido.pl Gałązka Spółka jawna, ul. Kartuska 5, 80-103 Gdańsk, NIP 5833413237, w Polsce. System fakturowy (WHMCS) prowadzi Usługodawca we własnym zakresie. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
7. Okresy przechowywania:
   • zgłoszenie bez potwierdzonego e-maila — do 7 dni od wygaśnięcia 48-godzinnego linku;
   • zgłoszenie planu Start potwierdzone — przez czas rozpatrywania, nie dłużej niż 30 dni od potwierdzenia; jeżeli umowa nie zostanie zawarta, zgłoszenie zostaje zamknięte;
   • zgłoszenie planu Pro czekające na wpłatę — do 30 dni od potwierdzenia adresu e-mail; zgłoszenie, z którym związana jest wpłata, jest przechowywane do jej wyjaśnienia;
   • zgłoszenie odrzucone lub zamknięte bez zawarcia umowy — do 90 dni od zamknięcia;
   • dane kontowe — przez czas umowy i okres niezbędny do jej zakończenia, a następnie tylko w zakresie wymaganym przepisami lub niezbędnym do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń do ich przedawnienia i zakończenia związanych z nimi postępowań; nie oznacza to zachowania całej zawartości Konta;
   • zapis zgłoszenia, na podstawie którego zawarto umowę (adres e-mail, nazwa Obiektu, firma albo imię i nazwisko, plan, wersje zaakceptowanych dokumentów, daty złożenia, potwierdzenia i przyjęcia) — 6 lat od zakończenia umowy, jako dowód jej zawarcia i treści;
   • faktury, zapisy wpłat za Usługę i inne dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku);
   • rejestr prób logowania — do 30 dni; techniczny rejestr prób rejestracji — do 24 godzin;
   • logi serwera (dzienniki aplikacji i serwera WWW) — do 4 miesięcy;
   • korespondencja niezwiązana z umową, obowiązkiem prawnym lub roszczeniami — do 12 miesięcy od zakończenia sprawy.

   Pozostałości w kopiach zapasowych podlegają odrębnemu, 14-dniowemu cyklowi wygaszania po usunięciu danych z systemów aktywnych. Konkretne dane związane z incydentem mogą być zabezpieczone na czas wyjaśnienia sprawy i roszczeń, z ograniczeniem dostępu i zakresu.

8. Na warunkach określonych w RODO osobie przysługują prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Żądanie można zgłosić na adres z § 1.
9. Osoba może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje: uodo.gov.pl.
10. Dane Gości mają odrębny status: ich administratorem jest Klient, a Usługodawca działa w zakresie umowy powierzenia. Niniejsza informacja nie zastępuje informacji, którą Klient przekazuje swoim Gościom.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór prawa nie pozbawia konsumenta ochrony przyznanej mu przez przepisy, których nie można wyłączyć umową i które znajdowałyby zastosowanie bez tego wyboru.
2. Właściwość sądu ustala się na zasadach wynikających z przepisów. Regulamin nie narzuca Klientowi chronionemu sądu właściwego dla siedziby Usługodawcy.
3. Regulamin w wersji 1.0 obowiązuje od 5 października 2026 r.